2014年・転ばぬ先のWordテクニック~文字入力・修正、文字修飾関係~


さて本日1月5日(日)が開けるといよいよ仕事はじめだ。昨日は、表・罫線入力関係のWord活用技を紹介した。本日は、文字入力や修正、文字修飾といったテクニックについての記事をまとめたので、参考にしてもらいたい。

Word文書で文字をイラストに置換するワザ
Wordには、クリップアートと呼ばれるちょっとしたイラストを入れることができる。こういったイラストを、文章の見出し部分など、注目させたい部分に使うと効果的。しかし、文章中にいくつも出てくる場合、いちいちコピーして使うのは面倒だ。こういう場合は、置換の機能を利用しよう。

Wordのおせっかい機能をコントロールする
Wordで英文を入力したら、勝手に先頭が大文字になってしまった、「拝啓」と入力して改行したら、勝手に「敬具」が右揃えで入力されてしまった、なんて経験はないだろうか。これはWordが親切で行ってくれているのだが、そうしたいわけじゃなかったんだけど……なんてイラッとしてしまうこともあるだろう。気になるようであれば、機能を無効にしてしまおう。

Wordで強調したい文字の上に「・・・」(傍点)を付ける方法
文章中で強調したい単語の上側に「・・・」のような点を打つことがある。この点が「傍点」だ。手書きする場合によく使ったりするが、実はこの傍点、Wordでも打つことができる。ちょっと注目させたい単語に付けてみよう。

Wordで文章中の全角数字を一気に半角にする
文章を作成中、数字は全角で入力していたけれど、やっぱり半角にしようと思ったとき、どうしているだろうか? 1つ1つ手直ししていくという手ももちろんあるが、手間がかかりすぎるし面倒だ。こんな時に便利な機能を紹介しよう。

Word文書の中にある文字飾りを一気に変更するワザ
文章中で強調したい部分の文字色やサイズなどを変更ることがある。しかし、実際に設定してみて、後からもうちょっと目立つ色にしたい、太字にしてもっと目立たせたいなどと思うこともあるはずだ。とはいえ、1つ1つ設定を変更していくのは大変なので、一気に変更する方法を紹介しよう。

Word文書のちょうどいい位置で段を変える
段組を設定したとき、見出しなどが段の一番下に来てしまうことがあるが、これはあまりかっこうがいいとは言えない。そんな時は、見出しから次の段になるようにしてみよう。

Wordの文書に背景色を付けるには?
お知らせや回覧など文書の見た目を、ちょっときれいにしたいことがある。そんなときは、背景全体に色を入れてみてはどうだろうか。ただの真っ白い紙に印刷しただけなのに、グッと見た目が良くなって、注目を集められるはずだ。

Wordで行頭の『「』をピッタリ揃えるには?
文章を作成していて、行頭に『「』や『(』などが来た場合、普通の文字よりもちょっと下がった位置に表示されてしまう。先頭から入力しているのに、なんだかわざとスペースを入れているみたいに見えて、あまりかっこうよくないものだ。実は、この現象を回避する方法があるので紹介しよう。

Wordファイルの日付を自動でラクラク挿入する
FAXの送信表など、よく使う文書は保存して、その都度内容を書き換えて使っている人が多いだろう。日にちを入れている場合、そこも書き換えの対象となるが、実は自動的にファイルを開いた日にちにすることができる。

Wordで複数の位置に続けて書式をコピーする
文字色やフォント、飾りなど文字に設定した書式は、[書式のコピー/貼り付け]を使って、まとめて他の文字にコピーすることができる。通常は、1回コピーしてしまうと、コマンドは終了してしまうが、続けて実行したい場合に便利な方法がある。

Wordで原稿用紙のマス目に収まるように文字を書く
文章を原稿用紙で書く必要がある場合でもWordなら簡単だ。原稿用紙のマス目を設定しつつ、文字スタイルなども合わせて設定してくれるため、すぐに書き始めることができる。もちろんマス目も印刷してくれるから、あっという間に原稿ができあがるというわけだ。

Wordで今書いている文章の文字数を知る
レポートや原稿など、文字数を指定されている文書を執筆している場合、実際、今何文字書いているかを知りたいと思うはずだ。ページの設定で1ページに入る文字数を設定しておけば、ある程度の目安にはなるだろうが、テキスト保存したら、次回読み込んだときには利用できない。実は簡単なコマンドが用意されているので、これを利用しよう。

Wordで文字の入力のない部分にカーソルを移動する
Wordでは、カーソルは文字の入っている部分にしか移動しない。となると、たとえばちょっと下の方の離れた場所に次の文字を入力したいときには、そこまで改行したりスペースキーを押してカーソルを移動しないといけないわけだ。でも、意外とこれは面倒くさい。もっとパッと操作できないものかと思ったことがある人に、ぜひ教えたいワザがある。

Wordで文字列をサッと移動するワザ
Wordで文書を作成中、ある文字列を移動したい場合、どうしているだろうか? まずは移動する文字列を範囲選択し、それをドラッグして目的の個所でドロップしている人が多いだろう。しかしこのやり方は、移動場所が離れている場合にはやりにくい。かといって、切り取って貼り付けるのもちょっと面倒だ。今回は、そんな時に役立つ便利ワザを紹介する。

書式をクリアして文字入力するWordワザ
Wordで見出しのフォントや色、サイズを変更したり、飾りを付けたりしたあとで、続けて本文を入力しようとして、見出しの設定のまま入力されてしまって困ったことがないだろうか。いちいち設定を解除するのは面倒だが、実は簡単な操作で書式をクリアすることができる。

一文だけをパッと選択できるWord便利ワザ
Wordで文書を作成中、あ、この一文は重要だから文字の色を変えておきたいとか、逆にこの一文いらなかったというように、ある一文だけに何か操作をしたい場合がある。しかしいざ範囲選択しようとすると、意外と面倒だったりするものだ。こういうときに、確実にその一文だけをパッと選択することができるワザがある。

手紙を書くときに悩む季節の挨拶はWordで簡単入力
手紙や相手先に送る書類を作成しているときなど、冒頭に挨拶文を入れなくてはならない場合がある。挨拶文は、季節によって使う言葉が違ったりするし、もともとあまり日常では使わないため、サッと出てくる人は少ないだろう。Wordでは、そんな挨拶文も簡単に入力する事ができる。

「見せたくない文字は隠してしまうWordの便利ワザ
たとえば取引先にも提出する書類。ちょっとした覚え書きや注意書きなど、印刷して相手に渡す時には見せたくない情報がある場合がある。入力しておきたいが、印刷されないようにしたい、そんな時は「隠し文字」にしてしまおう。

目的地にピタリとジャンプするWordの機能
Wordでは、縦スクロールバーの下にジャンプボタンが用意されている。ポンと押すだけで次のページや前のページにジャンプできて便利なのだが、実はこのジャンプする単位、ページだけではないのだ。

Wordのちょっとした区切り線をキーボードだけで引くテクニック
Word文書中に罫線を引くには、[ホーム]タブの[段落]グループにある罫線のアイコンを利用する。しかし、ちょっとした区切り線を引きたいだけなのに、ここから機能を呼び出すのはけっこう面倒に感じる。実は、文書の区切りに罫線を1本引きたいだけならば、キーボードだけでも簡単に引くことができる。

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